Open Space - Konferansen som blir til underveis

Aslak Hellesøy og Nils Christian Haugen forteller om Open Space og hvordan det vil bli brukt under konferansen.

Kort fortalt: På Smidig 2007 blir det Open Space etter lunsj begge konferansedagene. Alle 250 deltakerne vil samles i utstillingshallen, og de som ønsker å holde en Open Space sesjon vil få 30 sekunder til å presentere et emne:

  • Hva de ønsker å diskutere eller presentere
  • Hvem som bør komme på sesjonen
  • Hvorfor de bør komme på sesjonen

Deretter deler man seg opp i grupper på 2-20 personer og dykker ned i emnet i ca 45 minutter.

Legenden sier at ideen til Open Space ble født av observasjonen om at på tradisjonelle konferanser er det ofte diskusjonene i kaffepausen som er mest givende. Tanken er å sette rammer som gjenskaper denne stemningen hvor man deler erfaringer og lærer av hverandre.

“Open Space er en konferanse som blir til underveis”, forteller Nils Christian Haugen. Sammen med Aslak Hellesøy hadde han planlagt en minikonferanse basert på Open Space med tema “Hyppige leveranser”, men de valgte å slå denne sammen med andre initiativer under Smidig 2007.

I Open Space dykker man dypere ned i de temaene deltakerne selv synes er mest interessante. På Smidig 2007 vil vi jukse litt og forberede et par ‘Spaces’. Resten vil bli fylt med temaer som har vakt interesse under Lightning Talk-sesjonen, eller akkurat det problemet du sliter med i din organisasjon og ønsker å diskutere nærmere.

Enkle spilleregler

En bestemt prosess med enkle regler sørger for at man finner de beste temaene og at arbeidet blir fruktbart. En Open Space-sesjon starter med at man setter et overordnet tema, i vårt tilfelle smidig systemutvikling. Deretter får deltakerne mulighet til å foreslå mer spesifikke problemstillinger de ønsker å arbeide med. Gruppen stemmer på hvilke tema de mener er mest interessante, og de mest populære temaene blir valgt.

Deretter starter selve Open Space-delen, som består av flere parallelle sesjoner. Som navnet indikerer, er det stort sett åpent for gruppen selv å definere innholdet av denne delen. “Ofte begynner man med noe à la en Lightning Talk for å komme i gang. Deretter er det egentlig opp til gruppen selv hvordan de vil diskutere og arbeide med temaet, men flip-charts og whiteboards er populære hjelpemidler”, forteller Hellesøy.

Ut over dette er det ikke mange regler, men det finnes én lov; loven om de to føtter. “Du har to føtter, én fot med lidenskap og én fot med ansvar. Hvis du befinner deg i en situasjon hvor du hverken føler at du lærer noe (lidenskap) eller bidrar (ansvar), så sier loven at du skal bruke dine to føtter og gå til en annen gruppe”, forteller Haugen.

Nytt, men ikke uprøvd

Både Haugen og Hellesøy har svært positive erfaringer med formatet, som har blitt populært på forskjellige konferanser i utlandet. “Open Space-sesjonen var definitivt en av de mest givende delene av Agile 2007 i Washington tidligere i år”, forteller Haugen.

Hellesøy har lignende erfaringer og har innført formatet i sin egen organisasjon. “I Bekk har vi fagdager hvor hele firmaet bruker en dag på kompetansebygging. Da har vi i det siste kjørt deler av dagen som Open Space, med svært hyggelige tilbakemeldinger. I ett tilfelle kom jeg inn i et rom og så utviklere, prosjektledere og selgere sittende sammen for å lære å skrive Fitnesse-tester. Slik tverrfaglighet er ekstremt verdifull, spesielt med tanke på kommunikasjon og forståelse”, forteller han.

Vi gleder oss!